Referat 6 - Betriebswirtschaftliche Verfahren

SAP HCM steht für Human Capital Management und ist ein umfassendes Personalmanagementsystem. Es beinhaltet alle Funktionalitäten, die notwendig sind, um die Belegschaft am LMU-Klinikum optimal zu verwalten. Die Personaladministration (PA) ist der Dreh und Angelpunkt für alle anderen Bereiche im SAP-HCM. Hier werden alle Personalstammdaten von jedem einzelnen Mitarbeiter festgehalten und mit dem Organisationsmanagement (OM) verknüpft. Dadurch kann die gesamte Unternehmensstruktur mit ihren Organisationseinheiten abgebildet werden. Das komplette Zeit- und Abwesenheitsmanagement, wie Dienstplanung, Urlaub, Krankheit, Fortbildung, Pausen, Beginn- und Endezeiten werden über das Modul Personalzeitwirtschaft (PT) gesteuert. Die Verbuchung der Gehälter auf den verschiedenen Finanz- und Kostenstellen erfolgt mit dem Modul Personalabrechnung (PY). Anschließend können alle Personalkosten im Detail ausgewertet werden.

Die SAP-Datenarchivierung dient dazu, Massendaten aus der Datenbank zu entfernen, die nicht mehr im System benötigt, jedoch auswertbar für verschiedene Zeiträume aufbewahrt werden müssen. Das Datenarchivierungskonzept der SAP wird über das ArchiveLink gesteuert.

Die jeweiligen Archivierungsobjekte (FI/CO/MM etc) beschreiben den Aufbau und die Zusammensetzung der zu archivierenden Daten. Für Anwendungen, aus denen Daten zu archivieren sind, stehen vordefinierte Archivierungsobjekte zur Verfügung. Bei der Datenarchivierung schreibt das System Daten anhand entsprechender Archivierungsobjekte in schreibgeschützte Archivdateien und legt diese ab.

 DocuLink für SAP-Lösungen ist eine Dokumentenmanagement-Anwendung die Geschäftsprozessansichten für den einfachen Zugriff Auf SAP-Daten und Geschäftsdokumente im Kontext von SAP-Geschäftsobjekten

Und SAP-Prozessen bereitstellt. DocuLink ist als ABAP-Anwendung vollständig in die SAP-Benutzeroberfläche eingebettet. Die Anwendung ermöglicht das Speichern, Verwalten und Abfragen von SAP- und Nicht-SAP-Dokumenten unabhängig von SAP-Transaktionen oder Modulen.

Die Webanwendung "TCP - Postverteilung der KD" bietet eine moderne, digitale Lösung für die Verwaltung und Verteilung von Posteingängen. Durch die vollständige Digitalisierung wird die Verarbeitung von Eingangsdokumenten effizienter und papierlos gestaltet. Dokumente werden nach dem Öffnen digital erfasst und zentral archiviert, was eine schnelle und einfache Zugänglichkeit für die entsprechenden Abteilungen und Fachbereiche ermöglicht. Dank der integrierten Such- und Filterfunktionen können archivierte Dokumente jederzeit problemlos gefunden werden. Zusätzlich sorgt das System durch automatisierte Abläufe dafür, dass Dokumente innerhalb der Organisation reibungslos weitergeleitet und bearbeitet werden. Benachrichtigungen über neue Vorgänge erfolgen automatisch per E-Mail, was eine schnelle Reaktionszeit gewährleistet. Die Webanwendung verbessert die interne Kommunikation und unterstützt eine lückenlose, transparente und sichere Verwaltung von Dokumenten. So trägt sie zur Optimierung der Arbeitsabläufe und zur Effizienzsteigerung bei.

Das Vertragsmanagementsystem „Spider Contract“ bietet eine zentrale Plattform zur effizienten Verwaltung von Verträgen. Es ermöglicht die Organisation, Überwachung und Steuerung von Fristen und Vertragslaufzeiten. Im System werden die wichtigsten Eckdaten wie Laufzeit, Vertragspartner und Fristen erfasst. Die Verwaltung des Systems obliegt der Abteilung Beschaffung und Wirtschaft im Referat Einkauf. Andere Abteilungen, haben lesenden Zugriff auf relevante Verträge. Aktuell sind etwa 3000 Verträge aus Bereichen wie Instandhaltung und Dienstleistungen in „Spider Contract“ hinterlegt. Das System ist in die IT-Landschaft integriert und mit dem internen Ticketsystem für Geräteeinbindungen sowie dem SAP-System verbunden, um die Finanzbuchhaltung bei der Rechnungsverarbeitung zu unterstützen. Diese nahtlose Integration sorgt für eine umfassende und effiziente Vertragsverwaltung, die Transparenz und Sicherheit in den operativen Prozessen gewährleistet.

Das Immobilienmanagementsystem „pitFM“ ist eine zentrale Anwendung zur effizienten Verwaltung der Personalunterkünfte des Klinikums. Es umfasst mehr als 1.500 Unterkünfte. Das System erfasst alle wichtigen Informationen zu den Objekten, wie Gebäude, Wohnungen und Parkplätze, und verwaltet die Daten der Mieter. Ein zentrales Element ist die detaillierte Pflege der Mieteinheiten. Informationen zum Zustand, zur Ausstattung, zum Mietstatus und zu den Mietpreisen werden strukturiert erfasst und regelmäßig aktualisiert. Eine wichtige Rolle spielt die Mieterverwaltung, die unter anderem die Pflege von Personendaten, die Verwaltung von Ein- und Auszügen sowie die Bearbeitung der Mietverträge umfasst. Die Hauptnutzer des Systems sind die Mitarbeiter der Stabsstelle Personalwohnraum, die für die operative Verwaltung zuständig sind. Durch die Anbindung an die Finanzbuchhaltung wird die Integration der Mietzahlungen in die finanzielle Verwaltung verbessert und die Effizienz des Mietmanagements optimiert.

Die SAP-Dokumentenarchivierung ermöglicht eine effiziente und revisionssichere Erfassung sowie Verwaltung betriebswirtschaftlicher Belege zur lückenlosen Nachverfolgung von Geschäftsvorfällen. Dabei wird die Standardlösung SAP ArchiveLink genutzt, um papierbasierte Informationen wie Bestellungen, Lieferscheine, Materialbelege und Rechnungen digital zu archivieren. Die Papierbelege werden digitalisiert und ins System übertragen. Anschließend werden die Dokumente dem jeweiligen Geschäftsvorfall im SAP-System zugeordnet und entsprechend verknüpft. Diese strukturierte Zuordnung gewährleistet, dass der entsprechende digitale Beleg jederzeit angezeigt und abgerufen werden kann. Dadurch werden physische Dokumente nahtlos in die digitale Prozesslandschaft integriert, was eine schnelle, transparente und revisionssichere Überprüfung und Dokumentation von Geschäftsvorfällen ermöglicht. Die SAP-Dokumentenarchivierung trägt wesentlich zur Optimierung der internen Abläufe und zur Einhaltung regulatorischer Vorgaben bei.