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KUM-Teams

Mit Hilfe von KUM-Teams (basierend auf Microfocus Vibe) werden Sie in INTERnet-Projekten zu höherer Team- bzw. Mitarbeiterproduktivität und besserer Projekt-Kollaboration kommen.

KUM-Teams am LMU Klinikum München ermöglicht Ihnen weltweit verstreute Mitarbeiter, Informationen und Ressourcen zusammenzuführen. Projekte werden bestens unterstützt, da projektbezogene Informationen, wie z.B. Dokumente, Ideen, Pläne, Forschungsergebnisse, Meilensteine, Aufgaben in KUM-Teams abgespeichert, organisiert und je nach gewünschter Berechtigung zur gemeinsamen Nutzung freigegeben werden können.

KUM-Teams ist für alle Arbeitsgruppen geeignet, die zugriffsgeschützt gemeinsam an Inhalten arbeiten wollen.

KUM-Teams ebnet Projekten, Projektbeteiligten und somit Teammitgliedern den Weg für eine intelligente, kreative und produktive Zusammenarbeit.

Sowohl Mitarbeiter des LMU Klinikums als auch externe Kooperationspartner können Mitglied in einem KUM-Team werden.

Eine äußerst leistungsstarke Indizierung führt zu einer optimalen Suchmöglichkeit über all diese Quellen. Das Suchergebnis ist abhängig von den von Ihnen verteilten Berechtigungen bzw. Freigaben.

Zusätzlich erhält jedes Teammitglied einen eigenen persönlichen Arbeitsbereich mit Modulen.

Achtung!

Unser Support beschränkt sich ausschließlich auf die Erstellung eines Mandanten und die Konfiguration der Zugangsberechtigungen. Im Zuge unseres Supports können wir lediglich auf Fragen von Ihnen eingehen, welche wir uns durch eigene Nutzung des Produkts erarbeitet haben. Genauere Auskünfte zu den einzelnen Funktionalitäten bzw. Möglichkeiten des Produkts, dessen Bedienung und Umsetzung der damit verbundenen Möglichkeiten entnehmen Sie bitte den original Handbüchern und Tutorials des Herstellers Novell Vibe onPrem (siehe weiterführende Links).

Einzelne Puzzle-Elemente werden von Personen zu einem Kreis gehalten

Module in KUM-Teams

Folgende Module stehen für die Arbeitsgruppen in ihrem jeweiligen "Team-Arbeitsbereich" zur Verfügung:

Dateien

Jeder Dateiname darf nur einmal vergeben werden.

Dies ist die Voraussetzung für die gemeinsame Bearbeitung verschiedener Dateiversionen.

Dateien im KUM-Teams Arbeitsbereich

Jedes KUM-Team kann den Bereich Dateien benutzen, um z.B.

  • Dateien hochzuladen,
  • Dateien herunterzuladen,
  • gemeinsame Dateien in KUM-Teams zu bearbeiten.

Standardmäßig wird WebDAV zum Dateiimport und zur Versionskontrolle unterstützt.

Ob es in einem KUM-Team das Modul Dateien gibt, entscheidet die Teamleitung. Um den Bereich Dateien zu bearbeiten, öffnen Sie ihn über die linke Navigation.

Diese Variante ist für alle Nutzer geeignet, die

  • keine aktuelle Javaversion haben.
  • gleich bei der Erstellung Zusatzinformationen zur Datei erstellen möchten.

Neuer Dateieintrag in KUM-Teams
  1. Geben Sie Ihrem Eintrag einen aussagekräftigen Titel
  2. Wählen Sie über "Durchsuchen" Ihre Datei aus.
  3. Im Editor können Sie zusätzliche Informationen zu Ihrer Datei geben.
  4. Diesen Eintrag abonnieren
  5. Hier können Sie z.B. an einzelne Nutzer oder an Ihr gesamtes KUM-Team eine E-Mail schicken.
Datei hinzufügen in KUM-Teams

Mit dem Button "Dateien hinzufügen" laden Sie Ihre Datei via Drag & Drop schnell und einfach hoch.

Wichtig ist, dass Sie Ihre Datei exakt in den Bereich mit dem Ordnersymbol ziehen. Es startet ein Java-Applet, über das Ihre Datei automatisch importiert wird. Sie können den Dateieintrag nachträglich z.B. noch mit Kommentaren versehen.

Diskussion

Diskussion eröffnen im KUM-Teams Arbeitsbereich

Jedes KUM-Team kann den Bereich Diskussion benutzen, um z.B.

  • Themen zu diskutieren,
  • Probleme zu bearbeiten.

Ob es in einem KUM-Team einen Diskussionsbereich gibt, entscheidet die Teamleitung. Um den Bereich "Diskussion" zu bearbeiten, öffnen Sie ihn über die linke Navigation.

Mit Button "Neuer Diskussionseintrag" beginnen Sie ein neues Thema. Jedes Teammitglied kann neue Diskussionseinträge eröffnen.

Neue Diskussion in KUM-Teams anlegen

  1. Geben Sie einen Titel ein.
  2. Stellen Sie das Thema der Diskussion vor.
  3. Sie können Dateien als Anlage hochladen.
  4. Wenn Sie den Eintrag abonnieren, werden Sie per E-Mail über Änderungen informiert.
  5. Über die Option "Nach Senden des Eintrags Email senden" können Sie weitere Personen, Gruppen oder Teams über den Diskussionseintrag informieren.

Durch einen Klick auf "OK" veröffentlichen Sie Ihren Diskussionseintrag in Ihrem KUM-Team.

Sobald Sie den Diskussionseintrag veröffentlicht haben, können alle Teammitglieder:

  • antworten
  • bewerten
  • Anlagen hochladen

Dieses Beispiel zeigt eine laufende Diskussion.

Aussehen einer Diskussion in KUM-Teams

  1. Der unter ursprünglich erstellte Diskussionseintrag steht immer über der eigentlichen Diskussion.
  2. Alle Kommentare werden chronologisch dargestellt.
  3. Die Anlagen zum Diskussionseintrag werden in einem eigenen Reiter gelistet.
  4. Im Eintragsverlauf wird der Verlauf der Diskussion dargestellt.
  5. Jede Antwort auf die Diskussion kann Anlagen enthalten.
  6. Über E-Mail Verteiler können Sie an bestimmte Empfänger eine E-Mail schicken.
  7. Wenn Sie den Eintrag abonnieren, werden Sie per E-Mail über Änderungen informiert.
  8. Als Initiator der Diskussion können Sie die Diskussion z.B. löschen oder sperren.
  9. Jedes Teammitglied kann die Diskussion mit bis zu 5 Sternen bewerten.

Blog

Blog in KUM-Teams

Jedes KUM-Team kann den Bereich Blog benutzen, um z.B.

  • über Projektfortschritte zu berichten,
  • fortlaufend Informationen darzustellen,
  • einen Arbeitsprozess zu dokumentieren.

Ob es in einem KUM-Team einen Blog gibt, entscheidet die Teamleitung. Um den Bereich Blog zu bearbeiten, öffnen Sie ihn über die linke Navigation.

Mit Button "Neuer Blog-Eintrag" legen Sie einen Blogeintrag an. Jedes Teammitglied kann Blogeinträge anlegen.

KUM-Teams Blog Eintrag

  1. Geben Sie dem Blogeintrag einen aussagekräftigen Titel.
  2. Im Textfeld schreiben Sie den Blogeintrag. Gestalten Sie den Inhalt ansprechend mit Bildern, Links und Zwischenüberschriften.
  3. Sie können Anlagen zu Ihrem Blog hinzufügen.
  4. Wenn Sie den Eintrag abonnieren, werden Sie per E-Mail über Änderungen informiert.
  5. Über die Option "Nach Senden des Eintrags E-Mail senden" können Sie weitere Personen, Gruppen oder Teams über den Blogeintrag informieren.

Durch einen Klick auf "OK" veröffentlichen Sie Ihren Blogeintrag.

Über "Nach dem Senden des Eintrags E-Mail senden" können Sie einzelne Benutzer, (Verzeichnisdienst-)Gruppen oder ganze KUM-Teams über den neuen Blogeintrag informieren. Nach Anklicken dieses Feldes springen weitere Optionen auf:
E-Mail an Mitwirkende in KUM-Teams versenden
  1. Informieren Sie einzelne Benutzer (über deren HELIOS-Kennung bzw. bei externen Kooperationspartnern deren KUM-Teams-Benutzerkennung).
  2. Informieren Sie Gruppen (derzeit nicht möglich).
  3. Informieren Sie KUM-Teams.
  4. Informieren Sie das KUM-Team, in dessen Bereich der Blog angesiedelt ist.
  5. Legen Sie einen Betreff fest.
  6. Erstellen Sie eine zusätzliche Beschreibung.
  7. Sie können Anlagen einfügen.

Durch einen Klick auf "OK" benachrichtigen Sie die ausgewählten Empfänger per E-Mail.


Aufgabenverwaltung

Aufgaben im KUM-Teams Arbeitsbereich anlegen

Jedes KUM-Team kann den Bereich Aufgaben benutzen, um z.B.

  • die anstehenden Aufgaben im Team zu verwalten.

Aufgaben können:

  • bestimmten Teammitgliedern zugewiesen werden
  • Zeiträumen zugeordnet werden
  • unterschiedlich priorisiert werden

Ob es in einem KUM-Team einen Bereich Aufgaben gibt, entscheidet die Teamleitung. Um den Bereich "Aufgaben" zu bearbeiten, öffnen Sie ihn über die linke Navigation.

Mit Button "neue Aufgabe" anlegen stellen Sie eine neue Aufgabe ein. Jedes Teammitglied kann neue Aufgabeneinträge eröffnen.

KUM-Teams neue Aufgabe
KUM-Teams neue Aufgabe
  1. Titel
  2. Beschreibung

  3. Fälligkeitsdatum

  4. Priorität

  5. Zugewiesen für Teammitglied

  6. Zugewiesen zu Gruppe

  7. Zugewiesen zu Teams

  8. Email-Benachrichtigung

  9. Status

  10. Abgeschlossen

  11. Anlage

  12. Abonnieren

  13. Nach senden des Eintrags E-Mail senden

Kalender

Arbeitsbereich Kalender in KUM-Teams bearbeiten

Jedes KUM-Team kann einen Teamkalender benutzen, um z.B.

  • gemeinsame Termine zu planen und zu kommunizieren,
  • Dienstpläne zu organisieren
  • Raumbelegungen zu planen

Ob es in einem KUM-Team einen Kalender gibt, entscheidet die Teamleitung. Um den Kalender zu bearbeiten, öffnen Sie den Kalender über die linke Navigation.

Mit Button "Neuer Kalendereintrag"  legen Sie einen neuen Kalendereintrag an. Sie legen folgendes fest:

  • Titel
  • Ort
  • Beschreibung
  • Datum
  • Uhrzeit
  • Wiederholung des Termins
  • Teilnehmer

Sie können die Teilnehmer per E-Mail über den Termin informieren.

KUM-Teams Kalendereintrag anlegen
KUM-Teams Kalendereintrag anlegen

  1. Geben Sie einen Titel an.
  2. Tragen Sie ggf. einen Ort ein.
  3. Geben Sie ggf. eine Beschreibung ein, z.B. die Tagesordnung eines Meetings.
  4. In dem Pflichtfeld "Ereignis" tragen Sie Datum und Uhrzeit ein.
  5. Ein Termin kann regelmäßig wiederholt werden.

6. Teilnehmer: Wählen Sie die Teilnehmer einzeln aus, wenn Sie diese individuell bestimmen möchten.
7. Teilnehmergruppen: Bei "Teilnehmergruppen" wählen Sie Gruppen aus dem Verzeichnisdienst (LDAP) aus (derzeit nicht möglich)
8. Teilnehmerteams: Sie können auch Ihr gesamtes KUM-Team auswählen.
9. Legen Sie fest, ob die Teilnehmer per Email informiert werden sollen.
10. Sie können Dateien als Anlage hochladen.
11. Wenn Sie diesen Eintrag abonnieren, bekommen Sie Informationen über Updates zu diesem Termin.
12. Über die Option "Nach Senden des Eintrags Email senden" können Sie weitere Personen, Gruppen oder Teams über den Kalendereintrag informieren.

Durch Klicken auf "OK" schließen Sie die Bearbeitung ab stellen den Kalendereintrag fertig. Ein fertiger Kalendereintrag kann jederzeit wieder bearbeitet werden.

In KUM-Teams können Sie beliebige Kalender synchronisieren und in einem zentralen, zusammengefassten Kalender im Zubehörbereich (Ihres Arbeitsbereichs oder eines Teams) anzeigen. Mit Hilfe dieser Funktion brauchen Sie nicht mehrere Kalender durchzusehen.

Kalender in KUM-Teams synchronisieren
Auswahl des "Zubehörbereichs" im persönlichen Arbeitsbereich.
Teamkalender in KUM-Teams anzeigen lassen
Auswahl des "Zubehörbereichs" im Ordner eines Teams.
  • Wählen Sie den Arbeitsbereich bzw. Ordner aus, in dem Sie den synchronisierten Kalender anzeigen möchten.
  • Klicken Sie auf die Dropdown-Liste "Zubehörbereich".
  • Klicken Sie auf "Zubehörelement hinzufügen".
  • Wählen Sie im folgenden Abschnitt zuerst den "Geltungsbereich von Zubehörelementen" aus, wo das Zubehörelement angezeigt werden soll.
    • Persönliches Element nur für diese Seite: Dieses Zubehörelement wird nur Ihnen selbst und nur auf der aktuell aufgerufenen Arbeitsbereichs- bzw. Ordnerseite angezeigt.
    • Persönliches Zubehörelement für alle Arbeitsbereiche und Ordner: Dieses Zubehörelement wird nur Ihnen selbst angezeigt, es ist jedoch auf  allen Arbeitsbereichs- und Ordnerseiten, die Sie aufrufen, zu sehen.
    • Community-Zubehörelement für diese Seite: Dieses Zubehörelement wird nur auf dieser Seite angezeigt, und zwar jeden, der die Seite aufruft. Nur Eigentümer von Arbeitsbereichen und Ordnern sind zur Einrichtung von Community-Zubehörelementen berechtigt.
  • Wählen Sie im Abschnitt "Zubehörelementart" die Option "Kalenderübersicht" aus. Klicken Sie auf "Ok".
  • Auf der Seite "Einrichten von Zubehörelementen" geben Sie im Feld "Titel" einen Titel für den Kalender an.
  • Wählen Sie im Abschnitt "Anzeigeart" aus, ob ein Rand um den Kalender angezeigt werden soll.
  • Durchsuchen Sie im Abschnitt "Anzuzeigende(n) Kalenderordner auswählen" den Arbeitsbereichsbaum und wählen Sie alle Kalender aus, die in das Zubehörelement "Kalenderübersicht" aufgenommen werden sollen. KUM-Teams entnimmt alle Kalenderereignisse aus allen hier ausgewählten Kalenderordnern und zeigt sie in einem einzigen Kalender im Zubehörbereich an. Klicken Sie abschließend auf "Anwenden" und "Ok".

Wiki

Arbeitsbereich Wiki in KUM-Teams

Jedes KUM-Team kann den Bereich Wiki benutzen, um z.B.

  • eine gemeinsame Wissensdatenbank zu erstellen,
  • Anleitungen für Arbeitsprozesse zu dokumentieren,
  • ein internes Nachschlagewerk zu pflegen.

Das Wiki in KUM-Teams bietet Ihnen u.a. die Möglichkeit,

  • mehrere Wikibereiche zu unterschiedlichen Themen zu erstellen,
  • eine interne Suche zu verwenden.

Ob es in einem KUM-Team ein Wiki gibt, entscheidet die Teamleitung. Um den Bereich Wiki zu bearbeiten, öffnen Sie ihn über die linke Navigation.

Sie können in Ihrem KUM-Team Wikibereiche zu verschiedenen Themen einrichten. Zu jedem Thema erstellen Sie eine neue Seite. Legen Sie eine dieser Themenseiten als Startseite fest.

Über "Neue(-s/-r) Wiki-Seite" erstellen Sie eine neue Seite, die Sie später zur Startseite machen können.

Wiki in KUM-Teams anlegen

Legen Sie die Details zu Ihrer zukünftigen Wikiseite fest.

Details für neues Wiki in KUM-Teams festlegen

  1. Geben Sie der Wikiseite einen aussagekräftigen Titel.
  2. Im Textfeld gestalten Sie den Inhalt Ihrer Wikiseite ansprechend mit Bildern, Links und Zwischenüberschriften.
  3. Sie können Anlagen zu Ihrer Wikiseite hinzufügen.
  4. Über die Option "Nach Senden des Eintrags Email senden" können Sie weitere Personen, Gruppen oder Teams über den Kalendereintrag informieren.

Durch einen Klick auf "OK" veröffentlichen Sie Ihre Wikiseite.

Klicken Sie auf den Titel der Seite, die Sie zur Startseite Ihres Wikis machen möchten.

Startseite des Wikis in KUM-Teams auswählen

Über Aktionen > Wiki-Startseite festlegen machen Sie aus der ausgewählten Wikiseite die Startseite Ihres Wikis.

Startseite des Wikis festlegen

Ein Wiki lebt aus der Vernetzung der Unterseiten. Erstellen Sie daher neue Unterseiten zu Ihrem Themenbereich immer über den Editor. Erstellen Sie Unterseiten nicht manuell und verlinken erst nachträglich, sonst erscheinen diese Unterseiten in der Übersicht, was schnell unübersichtlich wirkt.


Bearbeitung der Wikiseite öffnen

Klicken Sie auf die Wikiseite, zu der Sie Unterseiten anlegen wollen, z.B. die Startseite Ihres Wikis. über "Ändern" öffnen Sie die Bearbeitung.

Unterseite im Wiki von KUM-Teams anlegen

Link einfügen

Link zur Unterseite im Wiki von KUM-Teams eintragen

  1. Schreiben Sie den entsprechenden Text zu Ihren Unterseiten und markieren Sie den zukünftigen Link.
  2. Öffnen Sie im Editor die erweiterte Symbolleiste über Symbol erweiterte Symbolleiste. Wählen das Symbol Symbol Link zu einer anderen Vibe-Seite einfügen aus, um eine neue Unterseite zu erzeugen und zu verlinken.
  3. Geben Sie den Titel der neuen Unterseite ein. Er sollte genauso heißen wie der markierte Text.
  4. Klicken Sie auf "Einfügen".

Sie haben damit nicht nur eine neue Unterseite erzeugt, sondern diese auch gleich auf Ihrer Wikistartseite verlinkt.

Über den Button "Themen und Seiten" öffnen Sie die Übersicht aller Themenbereiche in Ihrem Wiki. Ihre Wiki-Startseite ist mit einem Haus-Symbol gekennzeichnet.

Über Button "Seite" gelangen Sie zu Ihrer Wiki-Startseite.

Umfrage

Arbeitsbereich Umfrage in KUM-Teams anlegen

Mit Umfragen kann jedes KUM-Team

  • schnell und einfach zu Themen abstimmen,
  • Meinungen abfragen,
  • unkompliziert Gruppenentscheidungen treffen.

Sie finden die Umfragen in der linken Navigation. Ob es in einem KUM-Team Umfragen gibt, entscheidet die Teamleitung.

Mit dem Button "Neue Umfrage"  legen Sie eine neue Umfrage an. Sie legen folgendes fest:

  • Titel
  • Ort
  • Beschreibung
  • Fälligkeitsdatum
  • Art und Anzahl der Fragen
  • Wer die Umfrageergebnisse sehen kann
  • Ob Abstimmungen geändert werden dürfen

Erste Schritte, wenn man Umfrage in KUM-Teams konfigurieren will
Umfrage in KUM-Teams konfigurieren

  1. Geben Sie einen Titel ein.
  2. Geben Sie eine kurze Beschreibung der Umfrage ein.
  3. Sie können Dateien als Anlage hochladen.
  4. Geben Sie ein Fälligkeitsdatum an. Ein Mini-Kalendermodul erleichtert Ihnen die Auswahl des Datums.

5. Legen Sie fest, wer die Abstimmungsergebnisse sehen oder ändern darf.

6. Entscheiden Sie, ob die Teilnehmer ihre Angaben verändern oder löschen dürfen.

7. Legen Sie Fragen an. Wählen Sie dabei aus drei möglichen Fragearten aus. Durch den Klick auf die Frageart öffnet sich die Bearbeitung der einzelnen Fragen. Sie können mehrere Fragen in Ihrer Umfrage stellen. Folgende Fragearten gibt es:

    • Multiple Choice: Mehrere Antworten
    • Multiple Choice: Eine Antwort
    • Schriftliche Antwort (Texteingabe)

8. Wählen Sie, ob und an wen Sie E-Mail-Benachrichtigungen schicken wollen.

9. Stellen Sie die Umfrage durch Klick auf "OK" fertig.

Fotoalbum

Arbeitsbereich Fotoalbum öffnen

Jedes KUM-Team kann den Bereich "Fotoalbum" benutzen, um z.B.

  • Bilder bereitzustellen
  • Fotos von Veranstaltungen auszutauschen.

Ob es in einem KUM-Team ein Fotoalbum gibt, entscheidet die Teamleitung. Um den Bereich Fotoalbum zu bearbeiten, öffnen Sie ihn über die linke Navigation.

Diese Variante ist für alle Nutzer geeignet, die

  • keine aktuelle Javaversion haben
  • gleich bei der Erstellung Zusatzinformationen zur Datei erstellen möchten.

Über den Button "Neue(-s/-r) Foto-Eintrag" können Sie eine Bilddatei hochladen. Dies funktioniert analog zu Dateien hochladen über "Neuer Dateieintrag".

Beim Hochladen können Sie weitere Informationen zu dem Bild eingeben.

Fotoeintrag in KUM-Teams anlegen

  1. Titel (optional): Geben Sie dem Bild einen aussagekräftigen Titel. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird der Dateititel des Fotos ausgegeben.
  2. Beschreibung: (optional) Im Editor können Sie zusätzliche Informationen zu Ihrem Bild geben.
  3. Foto: Hier wählen Sie über "Durchsuchen" Ihr Bild aus.
  4. Nach Senden des Eintrags E-Mail senden: Schicken Sie an bestimmte Nutzer oder an Ihr gesamtes KUM-Team eine E-Mail.
  5. Mit dem Klick auf "OK" wird Ihr Bild hochgeladen.

Diese Variante erlaubt es, Ihr Bild oder Ihren Ordner mit Bildern via Drag & Drop schnell und einfach hochzuladen. Diese Variante funktioniert analog zu Dateien hochladen über "Dateien hinzufügen".

Fotoalbum in KUM-Teams hinzufügen

Wichtig ist, dass Sie Ihre Datei oder Ihren Ordner genau in den Bereich mit Ordnersymbol ziehen. Es startet ein Java-Applet, über das Ihre Datei automatisch importiert wird. Sie können den Dateieintrag nachträglich z.B. noch mit Kommentaren versehen.

Gästebuch

Arbeitsbereich Gästebuch in KUM-Teams öffnen

Jedes KUM-Team kann den Bereich "Gästebuch" benutzen, um z.B.

  • schnell und einfach Kommentare zu verfassen und /oder Namen zu hinterlassen.

Ob es in einem KUM-Team ein Gästebuch gibt, entscheidet die Teamleitung. Um den Bereich Gästebuch zu bearbeiten, öffnen Sie ihn über die linke Navigation.

Gästebuch in KUM-Teams anlegen

  1. Geben Sie einen Titel ein
  2. Schreiben Sie Ihren Gästebucheintrag
  3. Sie können Dateien als Anlage hochladen

Neuer Gästebucheintrag in KUM-Teams anlegen
  1. Darstellung des neuen Gästebucheintrags
  2. Kommentare zum Gästebucheintrag sind möglich und werden chronologisch aufgelistet