Datenschutzrechtliche Freigabe von WCMS Fiona Online-Formularen
Auf Webseiten werden häufig Online-Formulare zum Ausfüllen angeboten, damit der Besucher Informationen hinterlassen kann. Da in diesem Zuge häufig auch personenbezogene Daten erfasst werden, müssen diese Formulare vor Inbetriebnahme (Livestellung) datenschutzrechtlich freigeben werden.
Nach der Freigabe durch den Datenschutzbeauftragten des Klinikums können diese im Intranet und/oder Internet veröffentlicht werden.
Vorgehensweise
Wir zeigen auf, wie Sie die Datenschutzfreigabe beantragen können und was Sie hierfür benötigen. Bitte wählen Sie eines der beiden folgenden Systeme, in denen Ihr Online-Formular eingestellt ist bzw. werden soll.
WCMS Fiona Online-Formulare
Formular-Vorlagen im WCMS Fiona
- Kontaktformulare
- Feedbackformulare
- Anmeldeformulare
- Terminanfrage-Formulare
Datenschutzworkflow bei WCMS Fiona Online-Formularen
1. Schritt: Beantragung der datenschutzrechtlichen Freigabe
Beantragen Sie die Freigabe beim Datenschutzbeauftragten (DSB) mit folgenden Informationen:
- Titel des Formulars (freizugebenden Verfahrens)
- Das Formular (Inhalte)
- Screenshots des Online-Formulars
2. Schritt: Bearbeitung der Datenschutzrechtlichen Freigabe
Der DSB sendet Ihnen anschließend weitere Anlagen zu, die Sie ausgefüllt an Ihn zurücksenden:
- Antrag auf datenschutzrechtliche Freigabe nach Art. 26 BayDSG (Verfahrensverzeichnis) forward bitte ausfüllen
- Aufgabenbeschreibung und Einwilligungserklärung zum Datenschutz für Verantwortliche in Rahmen der Auswertung von WCMS-Online-Formularen; forward bitte an Ihre Verhältnisse anpassen, unterschreiben und unterschreiben lassen, von allen, die die Daten auswerten.
- anschließend die Anlagen zurück an den Datenschutzbeauftragten senden.
Der Datenschutzbeauftragte sendet der Stabstelle Web-Anforderungen und Dienste eine weitere Anlage zu (Anlage 4). Diese wird direkt von der Stabstelle ausgefüllt und an den DSB zurückgesendet. Um diese müssen Sie sich nicht weiter kümmern.
3. Schritt: Veröffentlichung des Fiona Online-Formulars
Sobald das Verfahren durch den Datenschutzbeauftragten freigegeben ist, können Sie das Online-Formular im WCMS freigeben und veröffentlichen.
Datenverwendungshinweise bei WCMS Fiona Online-Formularen
Ihre persönlichen Daten werden von uns vertraulich behandelt und ausschließlich dazu verwendet, um mit Ihnen im Rahmen dieser Kontaktaufnahme per E-Mail, telefonisch und/oder schriftlich in Kontakt zu treten. Ihre Angaben werden vor dem Zugriff Dritter angemessen geschützt und nach den Bestimmungen des Bayerischen Datenschutzgesetzes bzw. des Bundesdatenschutzgesetzes erhoben, verarbeitet und genutzt. Die Angabe Ihrer persönlichen Daten erfolgt freiwillig. Eine Weitergabe oder Übermittlung an Dritte erfolgt nicht. Ihre Daten werden spätestens 3 Monate nach Abschluss dieser Umfrage gelöscht.
Sie können Ihre Genehmigung zur zweckgebundenen Verarbeitung und Nutzung der Daten jederzeit ohne Angabe von Gründen schriftlich widerrufen. Ihre gespeicherten Daten werden dann unverzüglich gelöscht.
☒ Ich erkläre mich damit einverstanden.
Ihre persönlichen Daten werden von uns vertraulich behandelt und ausschließlich dazu verwendet, um mit Ihnen im Rahmen dieser Kontaktaufnahme per E-Mail, telefonisch und/oder schriftlich in Kontakt zu treten.
Ihre Angaben werden vor dem Zugriff Dritter angemessen geschützt und nach den Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes erhoben, verarbeitet und genutzt. Die Angabe Ihrer persönlichen Daten insbesondere Ihrer Daten zu Ihrer Gesundheit erfolgt freiwillig.
Ihre Anfrage wird bei Bedarf innerhalb des LMU Klinikums an die zuständigen Stellen oder Personen weitergeleitet. In diesem Zusammenhang besteht die Möglichkeit, dass nicht-ärztliches Personal des LMU Klinikums Kenntnis über die von Ihnen offenbarten Angaben erhalten kann. Eine Weitergabe oder Übermittlung dieser Angaben an Dritte außerhalb des LMU Klinikums erfolgt nicht. Ihre Daten werden spätestens 3 Monate nach Auswertung bzw. Weiterleitung Ihrer Angaben an die zuständige Stelle gelöscht.
Sie können Ihre Genehmigung zur zweckgebundenen Verarbeitung und Nutzung der Daten jederzeit ohne Angabe von Gründen schriftlich widerrufen. Ihre gespeicherten Daten werden dann unverzüglich im Rahmen gesetzlicher Vorschriften gelöscht.
Die relevanten Informationen zu Ihrer Anfrage werden Ihnen an die angegebene E-Mail Adresse ohne Angaben von Gesundheitsdaten unverschlüsselt übermittelt bzw. weitergeleitet. Dies stellt ein datenschutzrechtliches Risiko dar.
„Mir ist bewusst und ich bin darüber informiert, dass damit meine persönlichen Daten im Internet gegenüber Dritten offenbart werden können und ggfs. ungeschützt für Jedermann einsehbar sind!“
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